Mise à disposition – Règlement – Tarifs

CONVENTION DE MISE A DISPOSITION

SALLE « LA CLE DES CHAMPS » TOURVILLE-LES-IFS

MISE A DISPOSITION DU …………………………. AU ………………………….

Nom : …………………………………….    Prénom : …………………………………    

N° de telephone : ………………………….

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resume de la mise à disposition (Mariages/Communion/Vin d’honneur/Divers) : ………………………….……

Nombre de personnes prévues : ………………

La salle sera mise à disposition le …………………  a …………………

la salle sera libérée le …………………  a …………………

 CONVENTION DE MISE A DISPOSITION valant Règlement Intérieur

Article 1 : Objet

La Commune de TOURVILLE-LES-IFS met à disposition du preneur, les locaux objets de la présente convention et dans les conditions ci-après définies.

Article 2 : Coordonnées et durée

La présente convention est conclue entre la Commune de TOURVILLE-LES-IFS représentée par son Maire, Monsieur GOULET Dominique, agissant es qualité en vertu de la délibération du Conseil Municipal en date du 12/06/2020.

Et, d’autre part, Madame, Monsieur …………………………………………………………………………….

Domicilié(e) à ……………………………….…………………………………………………………………….. 

……………………………………………………….………………………………………………………………

Qui se verra mettre la salle « La Clé des Champs » de TOURVILLE-LES-IFS à sa disposition les jours suivants :

Du  ……………………………………………… au ……………………………………………..

Article 3 : Descriptif des locaux

Les locaux se composent de :

– une salle principale de 180 m² équipée de tables et chaises pour un maximum de 180 personnes,

– un bar,

– une réserve avec un congélateur,

– un office de réchauffage avec deux fours électriques, deux armoires réfrigérantes, un lave-vaisselle et

  un meuble de maintien en température,

– une salle de réunion de 35 m² avec vestiaires amovibles,

– un hall d’entrée,

– et des sanitaires.

Le preneur s’engage à n’utiliser que les locaux mentionnés ci-dessus. Lesdits locaux feront l’objet d’un état des lieux contradictoire annexé à la présente convention.

Les locaux, tels qu’ils sont décrits ci-dessus ne pourront faire l’objet d’aucune modification ou d’aménagement de la part du preneur sans l’accord exprès de la Commune de TOURVILLE-LES-IFS.

Par ailleurs, le preneur s’engage à maintenir les locaux en parfait état d’entretien et de fonctionnement (détail à l’article 12).

Article 4 : Modalités financières

Les locaux sont mis à disposition du preneur qui devra être majeur, et à titre payant selon les tarifs en vigueur fixés par le Conseil Municipal.

Le prix de la location du ………………….. au  …………………..  est donc de : ………………..  € hors options.

Cette somme sera à régler dans sa totalité avant la date de la location, à réception du ou des titres du Trésor Public (Paiement par prélèvement ou internet possible). 

Un titre (facture) sera émis lors de la réservation pour un montant de …………….….. € à titre d’arrhes correspondants à 50 % du montant de la location.

A défaut de paiement des arrhes dans le délai d’un mois après l’émission du titre, la réservation ne sera pas prise en compte. En cas d’annulation, cette somme ne sera pas rendue.

Un titre sera émis deux mois avant la remise des clés pour le paiement du solde qui devra être payé au plus tard 15 jours avant la remise des clés. Le solde sera constitué des 50 % subsistants et des options retenues, à savoir  :

Reste dû                                        :                       ……..………  €

Vaisselle (Forfait : …… personnes)   :                       ……..………  €

Supplément Vaisselle                      :                       ……………… €

Estrade                                          :                       ……..………. €

Option Ménage                               :                       ……..………. €

               SOIT un total de                                ………….….. €

Le paiement des titres sont possibles soit :

– PAYFIP (paiement par internet selon les références renseignées sur le titre) ;

– par chèque envoyé au centre d’encaissement avec le talon du titre émis (attention au délai de traitement des chèques) ;

– en CB ou espèce dans la limite de 300€ auprès d’un buraliste habilité en utilisant le QR CODE du titre.

Un chèque d’acompte de ……………. € ou de la totalité sera à remettre à la Mairie le jour de la signature de la présente convention, qui vous sera restitué après vérification du règlement des arrhes auprès des services du Trésor Public.

Une convention devra être signée au moment du 1er versement (acompte d’un minimum de 50 % du montant de la location conservé en cas d’annulation de la réservation). Par ailleurs, au moment de la prise des clefs auprès du représentant de la Commune, le preneur devra remettre deux chèques de caution, l’un de 1000 € (mille euros) et l’autre de 150 € (cent cinquante euros), tous deux libellés à l’ordre du Trésor Public.

Le chèque de caution principal (1000 €) sera restitué après un délai de 15 jours ; le second sera normalement restitué après l’état des lieux sortant. Cet état des lieux devra avoir lieu avant la restitution des clefs au représentant de la Commune.

Si lors de cet état des lieux et dans les 15 jours suivants des dégradations ou vices sont constatées dans les locaux objet de la présente convention, et sans préjuger de l’ensemble des conséquences de ce constat, le chèque de caution de 1000 € sera conservé et un titre vous sera adressé par le Trésor Public du montant de votre caution. Celle-ci servira à leur remise en état et sera conservée par la Commune.

De même, si lors de cet état des lieux le parfait état de propreté n’est pas constaté dans les locaux objet de la présente convention, et sans préjuger de l’ensemble des conséquences de ce constat, le chèque de caution de 150 € servira à la remise en état de propreté et sera conservée par la Commune.

Article 5 : Accès.

En tout état de cause, le preneur est responsable de l’accès au local mis à sa disposition, la responsabilité de la Commune de TOURVILLE-LES-IFS ne pouvant, en aucun cas, être mise en jeu. Cette responsabilité s’étend des voies d’accès aux locaux et espaces verts attenants à la salle proprement dits ainsi qu’aux locaux eux-mêmes.

Article 6 : Destination et durée de l’utilisation

Les locaux, objet de la présente convention sont destinés à la seule organisation de votre banquet. Sauf accord exprès donné par la Commune de TOURVILLE-LES-IFS, le preneur ne pourra se livrer à aucune autre activité dans lesdits locaux.

Pour des questions d’organisation, les remises des clés s’effectuent les vendredi et lundi.

Article 7 : Sous-location

Il est interdit au preneur de louer, sous-louer ou prêter le local objet de la présente convention à qui que ce soit.

Article 8 : Assurances

Le preneur s’engage à prendre toutes les assurances nécessaires pour garantir sa responsabilité civile ainsi que les locaux mis à disposition, leur contenu et leurs équipements, pendant toute la durée de la convention (de l’attribution, à la restitution des clés comprises) notamment contre le vol, l’incendie et les dégâts des eaux.

Il devra fournir toutes les attestations d’assurance requises, au plus tard, au moment de son entrée dans les locaux. Le défaut d’assurance est un motif de résiliation immédiate et sans préavis de la convention.

Article 9 : Matériel et responsabilité

En plus du matériel mis à disposition par la commune de TOURVILLE-LES-IFS, le preneur est libre d’apporter, sous sa responsabilité, tout le matériel qu’il jugera nécessaire à l’exercice de son activité. La commune ne pourra être tenue responsable des détériorations, dommages, dégâts pouvant survenir au matériel entreposé par et pour le preneur dans les locaux mis à sa disposition.

Article 10 : Sécurité

Préalablement à l’utilisation des locaux, le preneur s’engage à prendre connaissance des consignes générales de sécurité. Pour ce faire, il devra procéder à une visite des locaux mis à sa disposition et de ses voies d’accès, accompagné du représentant de la commune.

Il devra également avoir constaté, avec ce responsable de la commune, l’emplacement des dispositifs d’alarme, des extincteurs et avoir pris connaissance des issues de secours.

De plus, le preneur s’engage à ne pas y entreposer de produits dangereux ou inflammables. Par ailleurs, il est strictement interdit d’apporter et d’utiliser du matériel de cuisson (tels que gazinière, plaque chauffante, réchaud, bouteille de gaz, etc…).

En cas d’évacuation, le preneur veillera à organiser un accompagnement des personnes à mobilité réduite.

LES POINTS SUIVANTS REQUIERENT LA PLUS GRANDE VIGILANGE DE VOTRE PART :

·      La capacité maximale de la salle est de 180 personnes.

·      La porte d’entrée et les issues de secours doivent rester dégagées.

·      Les portes de la cuisine ne doivent pas être bloquées en position ouverte.

·      Les boîtiers d’alarme «incendie» et d’arrêt d’urgence doivent rester accessibles, leur déclenchement étant manuel.

·      Les extincteurs doivent rester accessibles.

·      L’utilisation de bouteilles de gaz dans les locaux est interdite.

·      Il est strictement interdit de fumer à l’intérieur des locaux.

·      Les feux d’artifices, les feux nus et les lâchers de lanternes sont interdits.

·      Il est interdit de procéder à l’accrochage de décorations diverses sur les murs et plafonds aux moyens de punaises, clous, vis. Des crochets ont été mis en place pour votre utilisation.

·      Le couchage n’est pas autorisé à l’intérieur des locaux

·      L’accès aux animaux est strictement interdit à l’intérieur desdits locaux.

·      L’installation de tonnelle, barnum … à l’extérieur est soumise à autorisation préalable.

Article 11 : Responsabilité du représentant de la commune

Le responsable de la salle est habilité à faire respecter les prescriptions du présent règlement ainsi que toute instruction qui pourrait lui être donnée par l’administration municipale.

Il constatera par ailleurs, en présence du locataire de la salle, tous les dégâts et déprédations éventuels ainsi que l’état de propreté de ladite salle par le biais d’états des lieux entrant et sortant obligatoires.

Le responsable consignera dans un rapport au maire ou son délégué toutes les infractions au présent règlement en vue de la réparation matérielle et aux fins de poursuites éventuelles devant la juridiction compétente.

Le responsable a qualité pour interdire l’accès de cette salle aux personnes qui ne seraient pas munies d’une autorisation régulière.

Article 12 : Nettoyage

Tout locataire, à l’issue de la manifestation, doit remettre les lieux en parfait état de propreté, pour le ……………………………. à …………….. , à savoir :

– laver la vaisselle, l’essuyer et la ranger sur la table roulante,

– rincer le lave-vaisselle,

– nettoyer les plans de travail, armoires réfrigérantes, fours, brûleurs, percolateur …

– nettoyer les tables et les chaises

– nettoyer les sanitaires

– balayer et laver le sol puis rincer les serpillières après utilisation ;

– mettre les déchets dans les sacs appropriés et les déposer dans les containers à l’extérieur de la salle,

– mettre les verres et plastiques dans les containers appropriés à l’extérieur de la salle,

– et enfin ramasser les mégots de cigarette et tous les déchets à l’extérieur.

Dans le cas où ces prescriptions ne seraient pas respectées par le bénéficiaire, l’administration municipale se réserve le droit d’encaisser le chèque de caution ménage pour le rangement et la remise en état desdits locaux.

Article 13 : Respect des riverains

Les usagers de la Salle « La Clé des Champs » sont instamment priés d’éviter tous bruits et discussions qui pourraient gêner les voisins. Les appareils sonores doivent être réglés en conséquence.

Lors des départs nocturnes, il convient d’éviter les manifestations sonores intempestives de type : klaxons, ronflements de moteurs, claquements de portières, chants etc.

Article 14 : Utilisation du téléphone

La ligne téléphonique n’est utilisable que pour les seuls appels d’urgence.

Article 15 : Responsabilité

La commune de TOURVILLE-LES-IFS n’encourra aucune responsabilité du fait d’accidents, vols, déprédations… lésant les usagers durant leur séjour dans la salle polyvalente. Les usagers sont invités à prendre les précautions habituelles pour la sauvegarde de leur matériel.

Article 16 : Résiliation :

La présente convention sera résiliée de plein droit à la date précitée à l’article 2.

Elle pourra l’être de manière anticipée par la Commune de TOURVILLE-LES-IFS à tout moment, en cas de force majeure ou pour des motifs sérieux tenant au bon fonctionnement du service public ou à l’ordre public. Si les délais le permettent, la commune devra prévenir le preneur par mail ou par courrier recommandé avec avis de réception dans les plus brefs délais.

Néanmoins, en cas de défaut d’assurance, de non-respect de la destination du local, de location, sous-location ou prêt du local par le preneur ou de trouble manifeste de l’ordre public, la Commune de TOURVILLE-LES-IFS pourra résilier immédiatement la présente convention, sans avoir à respecter de préavis.

La présente convention pourra également être résiliée de manière anticipée par le preneur au plus tard quinze jours avant la date de la manifestation. Le preneur devra en avertir le Maire dans les plus brefs délais par mail ou par courrier recommandé avec avis de réception.

Sauf cas de force majeure, les sommes qui auront été versées à la commune préalablement à cette résiliation ne seront pas restituées au preneur.

De plus, sauf cas de force majeure, toute résiliation intervenant dans un délai de cinq jours francs avant le début de la présente convention pourra donner lieu à la facturation complète de la mise à disposition en raison de l’immobilisation des locaux.

Fait en deux exemplaires,

A TOURVILLE-LES-IFS, le

1 chèque d’acompte de ………………… € est remis en Mairie le ……/……/…… en attente du règlement du titre émis.

Restitution du chèque d’acompte le …………………………

Restitution des chèques de caution :       1000 €              le …………………………………

                                                             150 €              le …………………………………..

            Le Preneur                                                                               Le Maire

ENGAGEMENT DU PRENEUR

Je soussigné(e) M. / Mme ________________________________________________ atteste avoir

–          pris connaissance des consignes générales et particulières de sécurité ainsi que des éventuelles consignes particulières donnés par l’exploitant et s’engage à les respecter ;

–          procédé avec l’exploitant à une visite de l’établissement et à une reconnaissance des voies d’accès et des issues de secours ;

–          reçu de l’exploitant une information de la mise en œuvre de l’ensemble des moyens de secours dont dispose l’établissement.

« Lu et approuvé »

Date et Signature

RAPPEL DES TARIFS EN VIGUEUR :